Der Wechsel vom manuellen zum digitalen Rechnungseingang lohnt sich


Der Rechnungseingang ist ein wichtiger Prozess, dennoch einer von vielen. Die Unsicherheit eines Unternehmens darüber welche Aufwände die Bearbeitung von digitalen Rechnungen mit sich bringt sowie darüber wie hoch die Aufwände zur Anpassung der Prozessabläufe im Rechnungswesen und Dokumentenmanagement ausfallen stehen im Weg der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Zahlreiche Rechnungen erreichen Ihr Unternehmen inzwischen als Papierrechnungen und elektronischem Rechnungsformat (PDF- und ZUGFeRD-Format), wodurch sie für den Rechnungsempfänger in der Buchhaltung hohe Aufwände verursachen.
Am Rechnungsprozess ist nicht nur Ihre Buchhaltung beteiligt, sondern alle Mitarbeiter die eine Rolle im Erfassungs-, Prüfungs-, Kostenzuordnungs- und Freigabeprozess Ihrer Rechnungen haben. Die unterschiedlichen Formate und die zahlreichen Eingangsrechnungen müssen transparent, schnell, effizient und kostengünstig bearbeitet werden. Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung gegenüber der manuellen Rechnungsverarbeitung liegen vor allem im Zeitgewinn, der Transparenz der Daten und dem effizienten Bearbeitungsprozess. Mit einer Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen lassen sich Ihre Prozesse beschleunigen, effizient umsetzen und bieten Ihrem Unternehmen einen Mehrwert.
Beenden Sie die ewige Suche nach verloren gegangenen Rechnungen und trennen Sie sich von Ihren Aktenordnern und Papier-Dokumenten. Vergeuden Sie keine Zeit oder Ressourcen und behalten Sie den Status ihrer Rechnungen, die Änderungsschritte und die bearbeitenden Personen jederzeit im Blick. Optimieren und automatisieren Sie den gesamten Prozess nach Ihren individuellen Anforderungen.

Buchungssatz Formular und digitale Rechnung in Dynamics 365

Vorteile einer digitalen Eingangsrechnung:

  • Komplizierte Transportwege für Eingangsrechnungen entfallen
  • Digitale Rechnungen gehen nicht verloren
  • Die Kontrolle über den Bearbeitungsstatus ist digital vollständig gegeben
  • Transparenter Prozessablauf durch Workflows definiert
  • Rechnungen sind für alle befugten Mitarbeiter transparent einsehbar
  • Digitale Ablage für digitale Eingangsrechnungen

Gesetzliche Grundlage für die Einführung von digitalen Rechnungen im Unternehmen und elektronisches Rechnungsformat


Bereits 2011 wurden digitale Rechnungen den „traditionellen“ Papierrechnungen gleichgestellt, weshalb Sie sich im Geschäftsalltag vieler Unternehmen zunehmend durchsetzen. Mit Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union sollen zudem digitale Rechnungen an staatlichen Institutionen ab November 2020 zum Standard werden. Digitale Rechnungsverarbeitung wird somit auch für Unternehmen zunehmend gesetzlich verpflichtend, weshalb auch Sie den Sprung in die Digitalisierung rechtzeitig wagen sollten.
Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen erhält, wird Ihre Buchhaltung außerhalb von PDF Dateien immer häufiger mit Begriffen wie E-Rechnung (E-Invoicing/E-Invoice), XRechnung, Factur X oder ZUGFeRD konfrontiert. Mit diesen Formaten können strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger ausgetauscht werden. Unternehmen, die beispielsweise Ihre Rechnungen (min. 1.000 €) an einen öffentlichen Auftraggeber stellen, werden ab November 2020 verpflichtet ihre Rechnungen im digitalen Format nach dem XRechnung Standard einzureichen. Wie Sie diese Herausforderung lösen und worauf Sie bei der Verarbeitung von Rechnungen achten müssen erfahren Sie in einem unverbindlichen Beratungstermin mit unseren Dynamics 365 Beratern.


Dokumentenmanagement mit der digitalen Rechnungseingangslösung für Microsoft Dynamics 365 (CRM)


Rechnungen, vor allem in Papierform, durchlaufen im Unternehmen einen langwierigen und oftmals nicht nachvollziehbaren Prozess, bis sie in der Buchhaltung bearbeitet werden können. Dies führt zwangsläufig zu einem hohen Zeit- und Kostenaufwand.
Mit unserer digitalen Rechnungseingangslösung für Dynamics 365 (CRM) können digitale Rechnungen verarbeitet und automatisch an die richtige Person im Rechnungsprozess weitergeleitet werden. Die digitale Rechnungsverarbeitung und vollständige digitale Archivierung Ihrer Rechnungen macht eine Nachverfolgung einfacher und übersichtlicher. Optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement nach Ihren individuellen Vorstellungen. Durch die Digitalisierung Ihres Rechnungsmanagements mit unserer selbstentwickelten Lösung für Dynamics 365 profitieren Sie von:

  • Kostenersparnissen durch eine digitale Datenarchivierung im DMS

  • Ressourcenoptimierung durch Entlastung des administrativen Personals

  • Automatisierter Rechnungserkennung

  • Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess

  • Nahtloser Schnittstellenintegration

Wie funktioniert der digitale Rechnungseingangsprozess für Dynamics 365 (CRM)?


Mit der Einführung unserer selbstentwickelten Dynamics 365 Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung werden Ihre Rechnungseingangsprozesse digital, transparent und schnell. Wir helfen Ihnen Ihr Rechnungsmanagement durch Digitalisierung, Automatisierung und einen effizienten Workflow zu optimieren – vom Rechnungseingang bis zur digitalen Archivierung.
Durch den automatisierten Rechnungseingang werden Buchungsinformationen und relevante Daten aus Ihren Rechnungen automatisch extrahiert. Die digitale Eingangsrechnungslösung greift auf bereits in Dynamics 365 gespeicherte Lieferanten- und Projektinformationen zu. In den Buchungssätzen sind alle Begleitdokumente sowie Angaben über den Status der Freigabe jeder Zeit einsehbar. Durch die Zuweisung von Sicherheitsrollen wird garantiert, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die sensiblen Daten haben.

Die standardnahe Umsetzung erlaubt es den Usern, eigene Filteransichten und Dashboards zu verwenden. Nach der Freigabe der Rechnungen findet die automatische Weiterleitung an das FiBu-System Ihrer Wahl statt, in das alle relevanten Daten für eine reibungslose Abwicklung übertragen werden.
Anhand von Belegnummer, Lieferantenname oder -Lieferantennummer können Rechnungsbelege sofort gefunden und zugeordnet werden. Dank der Auswertungsfunktion wird per Knopfdruck ein übersichtlicher Bericht erzeugt. Skonti- und Zahlungsfristen werden durch rechtzeitige und automatische Benachrichtigungen an die zuständige Person eingehalten und unnötige Folgekosten dadurch vermieden.
Durch die Auswertungsfunktion unserer Eingangsrechnungs-Lösung für Dynamics 365 wird auf Knopfdruck ein Bericht erzeugt, mit dem Sie sich einen Überblick verschaffen können.
Verbessern Sie jetzt die Durchlaufzeiten und Transparenz Ihrer Rechnungen und schaffen Sie Ordnung mit unserem digitalen Rechnungseingang für Dynamics 365. Unsere langjährige Expertise garantiert eine Tool-Integration in Ihre individuelle IT-Infrastruktur mithilfe von Datenbankzugriff, Web-Service oder API-Anbindung.
In dieser Grafik haben wir den kompletten Lösungsprozess für Sie aufgeschlüsselt: Beziehungen, Verläufe und Interaktionen durch Schnittstellen sind hier nochmal visualisiert.

Prozessübersicht Digitaler Rechnungseingang für Dynamics 365

Ihr Nutzen durch die digitale Eingangsrechnungs-Lösung



Rechnungserkennung


Nicht wichtig ob auf Papier, als digitalisiertes Schriftstück (PDF, Word) oder als E-Mail - Ihre Rechnungen werden durch die Software analysiert und anhand spezifischer Merkmale als Dokumenttyp „Rechnung“ erkannt.


Extractor für PDF und Jpeg Dateien


Alle relevanten Bestandteile werden extrahiert und für die weitere Verarbeitung in Dynamics 365 übertragen.


Automatisierte Freigaben


Workflow-Funktionen führen den Nutzer im Freigabe-Prozess gezielt durch die Prüfung und ermöglichen eine Optimierung der Freigabe von Prozessen und Dokumenten.


Nutzung der Kunden- und Lieferantendaten aus Dynamics 365


Zuordnung der Eingangsrechnungen zu Projekten und Aufträgen in Dynamics 365.
Abgleich der Bestell- sowie Lieferantendaten sowie Stammdaten und Bankverbindungen mit der Dynamics 365 Datenbank.


Monitoring der Rechnungstransaktionen


Informieren Sie sich auf einen Blick über die aktuellen Rechnungstransaktionen.


Rechnungsarchivierung


Umweltschonende Reduzierung von Papierunterlagen und Kostenersparnis durch eine digitale Datenarchivierung im Dokumentenmanagementsystem (DMS).


Schnellere Reaktionszeiten


Schnellere Reaktionszeiten auf Kunden- und Lieferantenanfragen durch automatische Workflows und individuell einstellbare Filterfunktionen.


Effizientere Ressourcennutzung


Arbeitsersparnis durch Reduzierung manueller Arbeitsschritte.


Transparenz


Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess.

Microsoft Dynamics 365 Digitale Eingangsrechnung für Ihr Unternehmen

Trennen Sie sich von Aktenordnern voller Papier-Dokumente und beenden Sie die ewige Suche nach verlorenen Rechnungen. Erweitern sie ihr Dynamics 365 CRM-System mit unseren individuell angepassten Lösungen.
Optimieren sie mit digitalen Rechnungen die Erstellungs-, Verarbeitungs- und Archivierungs- Prozesse ihrer Buchhaltung und gehen sie den Schritt in die digitale Zukunft mit Microsoft Dynamics 365.
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